La sécurité des données, nouvel enjeu des espaces de travail hybrides
Alors que les usages du bureau se transforment à grande vitesse, une question revient avec insistance du côté des entreprises comme des travailleurs indépendants : que devient la sécurité des données dans ces nouveaux environnements flexibles, partagés, parfois utilisés à distance et à des horaires variables ?
Le concept Work & Sleep, développé par le Groupe WS depuis 2016, illustre parfaitement cette mutation du monde professionnel. En proposant des bureaux privatifs qui se transforment en chambre d’appoint, ces espaces répondent à des enjeux très concrets de télétravail, de nomadisme professionnel et de bien-être. Mais derrière le confort, le design et la modularité, c’est une autre dimension, plus invisible, qui prend de l’importance : la manière dont sont protégées les données, les échanges et la confidentialité des utilisateurs.
Dans un contexte où les cyberattaques se multiplient, où le RGPD encadre strictement le traitement des informations personnelles, et où les salariés viennent travailler avec leurs propres appareils, la sécurité n’est plus un simple détail technique, mais un axe central de confiance. Les opérateurs d’espaces de travail ne peuvent plus se contenter d’offrir un bon Wi-Fi et une salle de réunion agréable. Ils doivent apporter de vraies garanties, à la fois techniques, organisationnelles et physiques.
Un concept de bureau-chambre qui impose des exigences renforcées
Le modèle imaginé par le Groupe WS repose sur un espace inédit : un bureau privatif entièrement insonorisé, équipé comme un poste de travail professionnel haut de gamme, capable de se transformer en chambre d’appoint pour une nuit sur place. On y trouve :
- un bureau escamotable se transformant en lit,
- une station de travail complète avec outils de visioconférence,
- une lampe de luminothérapie,
- une connexion internet très haut débit FTTO,
- des sanitaires individuels avec douche,
- une mini-kitchenette privative.
Ce positionnement hybride – ni tout à fait bureau classique, ni hôtel, ni simple espace de coworking – fait émerger des problématiques de sécurité spécifiques. Les usagers viennent parfois pour quelques heures, parfois pour plusieurs jours, avec des équipements personnels ou professionnels sensibles. Ils participent à des réunions confidentielles en visioconférence, travaillent sur des dossiers stratégiques, stockent des informations clients ou financières sur leurs ordinateurs.
Comprendre le Groupe WS sur le Figaro
Dans ce contexte, garantir la confidentialité des échanges ne se limite pas à fermer une porte ou à isoler phoniquement un mur. Il s’agit aussi d’assurer :
- la fiabilité et la sécurisation de la connexion internet,
- la protection des équipements réseau contre les intrusions,
- la mise en œuvre de politiques de cybersécurité cohérentes avec les attentes des entreprises utilisatrices,
- la gestion responsable des données personnelles des usagers (réservation, accès, facturation, etc.).
Un opérateur immobilier qui intègre la sécurité dès la conception
Contrairement à de nombreux acteurs du coworking qui se concentrent d’abord sur l’animation de communauté ou le design intérieur, le Groupe WS aborde chaque projet sous l’angle immobilier, technique et réglementaire. L’entreprise ne se contente pas d’exploiter des surfaces, elle les transforme en profondeur :
- signature de baux commerciaux longue durée,
- restructuration complète des plateaux de bureaux,
- rénovation intégrale pour adapter les espaces aux usages contemporains.
Cette maîtrise du cycle immobilier permet d’intégrer très en amont les enjeux de sécurité, qu’il s’agisse d’accès physiques, d’infrastructures réseau ou de conformité aux normes en vigueur. Les bâtiments, souvent des bureaux vacants ou obsolètes en Île-de-France, sont repensés pour devenir des espaces modernes, rationnels, et surtout adaptés à une clientèle exigeante.
La confidentialité fait partie du cahier des charges dès la conception. Là où beaucoup d’opérateurs misent sur de grands open-spaces, WS a fait un choix radicalement différent : des espaces individuels, fermés, insonorisés. Cette architecture même devient une première barrière de protection contre les risques les plus basiques mais fréquents : conversations entendues par inadvertance, regards indiscrets sur les écrans, réunions stratégiques dans des espaces vitrés ou mal isolés.
Infrastructure réseau sécurisée et connexion très haut débit
Au cœur des engagements de WS en matière de sécurité, on trouve l’infrastructure numérique. Chaque unité Work & Sleep bénéficie d’une connexion internet très haut débit de type FTTO (Fiber To The Office), un niveau de service généralement réservé aux entreprises et non aux espaces partagés grand public.
En pratique, cette architecture permet :
- une meilleure stabilité de la connexion, essentielle pour les visioconférences confidentielles ou les accès distants à des serveurs d’entreprise,
- une capacité de segmentation du réseau, afin de limiter les risques de contamination ou d’attaques entre différents usagers,
- la mise en place de solutions de sécurité avancées (pare-feu, filtrage, surveillance réseau) adaptées à une utilisation professionnelle.
Pour les direction des systèmes d’information (DSI) des entreprises clientes, cette approche est déterminante : leurs collaborateurs peuvent se connecter à leurs outils internes (VPN, intranet, applications métiers) dans des conditions de fiabilité et de sécurité proches de celles d’un siège social, tout en bénéficiant de la flexibilité d’un bureau ponctuel.
Là encore, l’enjeu dépasse la simple promesse marketing du « Wi-Fi haut débit ». Il s’agit de porter une vraie attention aux bonnes pratiques de cybersécurité, à la configuration du réseau, à la gestion des accès, et de pouvoir documenter ces choix pour les services de conformité des entreprises utilisatrices.
Protection des données personnelles et conformité réglementaire
Depuis l’entrée en vigueur du RGPD, la gestion des données personnelles est devenue un enjeu juridique et de réputation majeur. Un opérateur d’espaces de travail comme le Groupe ws collecte nécessairement de nombreuses informations : identité des usagers, données de réservation, historiques de fréquentation, coordonnées de facturation, parfois même préférences de services ou éléments liés au bien-être.
Pour rester dans le cadre réglementaire, plusieurs principes sont incontournables :
- la minimisation des données (ne collecter que ce qui est strictement nécessaire à la fourniture du service),
- la sécurisation des bases de données et des outils de réservation,
- la transparence vis-à-vis des utilisateurs sur l’usage de leurs informations,
- la mise à disposition de mécanismes simples pour exercer leurs droits (accès, rectification, suppression, portabilité, etc.).
Dans un secteur où beaucoup d’acteurs misent sur la monétisation indirecte des données (profilage, ciblage marketing, ventes croisées), la capacité à afficher une politique claire et responsable devient un facteur de différenciation. Les entreprises clientes, en particulier dans les secteurs sensibles (juridique, financier, santé, conseil stratégique), sont de plus en plus attentives à la manière dont leurs prestataires gèrent les informations de leurs salariés et de leurs propres clients.
Confidentialité renforcée par l’architecture des espaces
Le positionnement de WS, résolument à l’écart des grands open-spaces animés, répond aussi à un besoin souvent sous-estimé des travailleurs nomades : la possibilité de s’isoler pour traiter des sujets confidentiels sans crainte d’être entendu ni dérangé.
Là où le coworking traditionnel propose des zones partagées, des bureaux en flex-office ou des phone-box temporaires, les unités Work & Sleep sont conçues comme de véritables cocons professionnels :
- espace privatif fermé,
- insonorisation soignée,
- contrôle de l’éclairage (avec luminothérapie pour le confort visuel),
- absence de circulation continue de personnes à proximité immédiate.
Cette architecture réduit considérablement les risques de fuites d’informations involontaires. Pour un avocat, un consultant en stratégie, un financier ou un dirigeant, la différence est significative : tenir un appel sensible dans un open-space bruyant n’offre pas le même niveau de sérénité que dans une unité fermée, conçue pour permettre aussi bien le travail intense que le repos.
Le bien-être comme composante de la sécurité de l’information
La sécurité des données n’est pas seulement une affaire de technologies ou de procédures. Une part importante des incidents de sécurité provient d’erreurs humaines : mail envoyé au mauvais destinataire, document confidentiel oublié sur un bureau, mauvaise manipulation lors d’un partage de fichier. Or, ces erreurs sont plus fréquentes lorsque les collaborateurs sont fatigués, stressés ou sursollicités.
De ce point de vue, l’approche Work & Sleep apporte une réponse indirecte mais réelle à la sécurité de l’information. En intégrant dans chaque unité :
- une douche individuelle,
- une possibilité de s’allonger et de se reposer,
- une luminosité étudiée pour respecter les rythmes biologiques,
- une kitchenette pour gérer ses temps de pause de manière autonome,
le Groupe WS permet aux usagers de retrouver un environnement apaisé, propice à la concentration et à la vigilance. Un collaborateur qui arrive de région, qui a enchaîné les transports et qui doit immédiatement animer une réunion stratégique en visioconférence peut, par exemple, prendre une douche, se reposer quelques minutes, ajuster la lumière, puis travailler dans de meilleures conditions. À long terme, cet équilibre entre performance et récupération contribue à réduire les erreurs liées à la fatigue et au stress, et donc les risques de failles humaines.
Accès contrôlés et sécurité physique des lieux
La sécurité des données passe aussi par la protection des supports physiques : ordinateurs, documents papier, clés USB, carnets de notes. Un espace partagé mal contrôlé peut devenir un point de vulnérabilité important, notamment pour les consultants, avocats ou dirigeants qui transportent des informations sensibles.
Les immeubles exploités par WS, restructurés et rénovés, permettent de déployer des dispositifs d’accès contrôlés cohérents avec les exigences actuelles :
- contrôle des entrées dans le bâtiment,
- gestion des accès aux étages et aux zones privatives,
- possibilité de tracer les entrées/sorties en cas d’incident,
- présence d’équipes sur site ou de systèmes de télésurveillance selon les emplacements.
Cette couche de sécurité physique est souvent négligée dans le discours sur la cybersécurité, alors qu’elle demeure un maillon essentiel. Un ordinateur portable volé ou un dossier confidentiel laissé dans un espace commun représentent des risques bien réels. En proposant des unités entièrement fermées, avec une maîtrise rigoureuse des flux dans l’immeuble, WS réduit sensiblement ces scénarios d’exposition.
Un modèle adapté aux nouvelles mobilités professionnelles
Depuis 2016, le monde du travail a profondément changé. Le télétravail, longtemps marginal, s’est imposé comme un standard dans de nombreux secteurs, accéléré par la crise sanitaire. Les salariés sont de plus en plus nombreux à vivre en région tout en travaillant quelques jours par mois à Paris. Les entreprises, de leur côté, réduisent la taille de leurs sièges sociaux, recherchent davantage de flexibilité et privilégient les espaces ponctuels mais qualitatifs.
Le concept Work & Sleep est né de cette analyse fine des mutations en cours : permettre aux actifs de disposer, lors de leurs déplacements, d’un lieu qui soit à la fois un bureau performant, un espace de repos et un point d’ancrage temporaire. Cette agilité impose un haut niveau de confiance. Pour accepter de travailler sur des dossiers sensibles loin de leur bureau habituel, les collaborateurs doivent avoir la certitude que l’endroit choisi respecte leurs exigences en matière de confidentialité et de sécurité des informations.
En articulant confort hôtelier, autonomie des usagers et standards techniques de niveau entreprise, WS se positionne comme un acteur capable de faire le lien entre ces deux dimensions a priori opposées : la flexibilité maximale et la rigueur sécuritaire.
Vers une nouvelle norme de confiance dans les bureaux flexibles
La multiplication des espaces de travail partagés et des modèles hybrides interroge les entreprises sur la manière de maintenir un niveau homogène de sécurité, quel que soit le lieu où travaillent leurs équipes. L’époque où l’on considérait le siège social comme la seule « forteresse » informationnelle est révolue. Désormais, les collaborateurs se connectent depuis leur domicile, des gares, des hôtels, des tiers-lieux ou des bureaux flexibles.
Dans ce paysage, les initiatives qui, comme celles du Groupe WS, prennent la sécurité des données au sérieux dès la conception, pourraient bien dessiner la nouvelle norme de confiance. Loin de l’image parfois superficielle du coworking design, ces espaces répondent à une demande plus mature : celle de professionnels qui veulent bénéficier de la souplesse du nomadisme sans renoncer à la confidentialité de leurs échanges ni à l’intégrité de leurs informations.
Au-delà des engagements affichés, c’est la capacité à instaurer une relation de transparence avec les entreprises clientes qui fera la différence : documentation des mesures de sécurité, dialogue avec les DSI, adaptation aux politiques internes de chaque organisation. Dans cet écosystème en mouvement, les opérateurs d’espaces de travail qui sauront conjuguer agilité immobilière, qualité d’usage et garanties solides en matière de sécurité des données devraient occuper une place centrale dans le bureau de demain.
Source : Groupe WS sur agenda Paris